Come creare un house organ in 4 passi (e 3 errori da evitare)

Gli house organ aziendali stanno tornando alla ribalta, riprendendosi quel ruolo di  essere una leva della comunicazione d’impresa, inserendosi come elemento chiave nei piani strategici integrati.

Lo storico magazine ha saputo attraversare i tempi: format rivisitati, layout moderni, supporti digitali e contenuti innovativi stanno facendo vivere agli house organ una nuova stagione, dando a piccole e grandi aziende che ancora non hanno una rivista propria di poter accedere a una serie di vantaggi. 

Per le attività interessate a dare il “Visto si stampi” al proprio magazine, ecco una breve guida per creare l’house organ da zero e gli errori da evitare.

Cos’è l’house organ? Significato e valore per l’azienda

Nell’era digitale in cui la comunicazione è diventata un elemento cruciale per lo sviluppo di qualsiasi organizzazione, l’house organ emerge come uno strumento di comunicazione di grande valore. 

Ma prima di entrare nel dettaglio dei vantaggi, è bene rispondere alla domanda: cosa si intende esattamente per house organ?

Per spiegare cos’è l’house organ, partiamo dai termini che lo compongono:  “house” e “organ“:

‹Hàus órgën›, locuzione inglese «organo di stampa della casa».
Periodico pubblicato da un’azienda per informare il proprio personale.

(dizionario Treccani)

Questo termine, dunque, si riferisce a una pubblicazione periodica, tradizionalmente cartacea, prodotta dall’azienda stessa.

I vantaggi dell’house organ aziendale

Un’impresa dovrebbe dotarsi di un house organ per tante buone ragioni, queste ultime dipendono dal pubblico di riferimento: la rivista aziendale può rivolgersi all’interno dell’organizzazione, “parlando” ai propri dipendenti, oppure all’esterno, indirizzandosi a una platea più ampia. 

Analizziamo i singoli casi.

House organ interno

Il destinatario dell’house organ interno è il dipendente. La rivista aziendale, in questo caso:

1. Migliora la comunicazione interna
   L’house organ fornisce un canale diretto di comunicazione tra la direzione e i dipendenti, garantendo che le informazioni aziendali siano trasmesse in modo chiaro, tempestivo e accurato. Ciò riduce il rischio di fraintendimenti e contribuisce a un maggiore allineamento tra obiettivi aziendali e azioni dei dipendenti.
2. Promuove l’engagement dei dipendenti
   Attraverso contenuti interessanti e rilevanti, la rivista aziendale aiuta a mantenere i dipendenti coinvolti e motivati. Le notizie sui successi dell’impresa, i riconoscimenti dei dipendenti e gli aggiornamenti sui progetti stimolano un senso di appartenenza e orgoglio nel lavoro svolto (employer branding).
   Rafforza l’identità aziendale
   L’house organ può essere uno strumento efficace per promuovere i valori, la cultura e la visione dell’azienda. Attraverso articoli che evidenziano la missione aziendale, le iniziative di responsabilità sociale e le storie dei dipendenti, si rafforza l’identità aziendale e si crea un senso di comunità tra i membri del team.
3. Favorisce la condivisione di conoscenze e best practice
   Il magazine aziendale offre uno spazio in cui i dipendenti possono condividere le proprie esperienze, conoscenze e best practice con i colleghi. Questo favorisce lo scambio di idee e l’apprendimento continuo all’interno dell’organizzazione, contribuendo così all’innovazione e al miglioramento continuo.
4. Incrementa la trasparenza organizzativa
   Tramite l’house organ, l’azienda può comunicare in modo trasparente sugli sviluppi aziendali, le decisioni strategiche e le sfide in corso. Ciò contribuisce a creare un clima di fiducia e apertura all’interno dell’organizzazione, incoraggiando la collaborazione e la partecipazione attiva dei dipendenti.
5. Riduce il turnover del personale
   Un’efficace comunicazione interna, facilitata dal giornale aziendale, può contribuire a migliorare la soddisfazione e l’engagement dei dipendenti, riducendo di conseguenza i tassi di turnover del personale. I dipendenti che si sentono informati, valorizzati e coinvolti tendono a essere più fedeli all’azienda e meno inclini a cercare opportunità altro

House organ esterno

L’utilizzo di un house organ esterno può offrire diversi vantaggi per un’impresa, specialmente se l’obiettivo è raggiungere un pubblico più ampio e diversificato, come  stakeholder, fornitori, clienti potenziali, partner commerciali, investitori e media. Ecco alcuni dei principali vantaggi:

1. Aumento della visibilità
   Un house organ esterno può contribuire a migliorare la visibilità dell’azienda. Essendo visto come un’opera pubblicata in un contesto giornalistico, l’house organ esterno può anche conferire maggiore credibilità all’azienda e alle sue iniziative.
2. Rafforzamento della reputazione aziendale
   Attraverso contenuti di qualità e informativi, una rivista aziendale esterna può contribuire a promuovere un’immagine positiva dell’impresa e a rafforzare la sua reputazione nel mercato. Articoli che evidenziano i successi aziendali, le innovazioni, le iniziative di responsabilità sociale e le storie di successo dei dipendenti possono contribuire a costruire una percezione favorevole dell’azienda.
3. Generazione di lead e incremento delle opportunità di business
   Un house organ esterno ben curato e distribuito può attirare l’attenzione di potenziali clienti e partner commerciali, generando lead qualificati e creando opportunità di business. Attraverso contenuti informativi e rilevanti, l’azienda può dimostrare la propria expertise nel settore e suscitare l’interesse di potenziali clienti per i propri prodotti o servizi.
4. Supporto alle strategie di marketing e comunicazione
   Il giornale aziendale esterno può essere integrato efficacemente nelle strategie di marketing e comunicazione, contribuendo a amplificare il messaggio e a raggiungere un pubblico più vasto. Può essere utilizzato come strumento per promuovere lanci di prodotti, eventi, partnership strategiche e altre iniziative rilevanti per l’azienda.
5. Fidelizzazione dei clienti esistenti
   Un house organ esterno può essere utilizzato anche per mantenere e consolidare i rapporti con i clienti esistenti, fornendo loro contenuti informativi e interessanti su argomenti pertinenti al settore o all’azienda stessa. Ciò può contribuire a rafforzare il legame con i clienti e a mantenerli coinvolti nel lungo termine.
6. Monitoraggio e valutazione della reazione del mercato
   Utilizzando strumenti di analisi e monitoraggio, è possibile valutare l’impatto dell’house organ esterno sul pubblico di riferimento e misurare l’efficacia delle varie iniziative di comunicazione. Questo feedback può essere prezioso per adattare e ottimizzare le future strategie di comunicazione e marketing.ù
7. Crossmedialità
   La rivista si integra molto bene anche con gli altri strumenti di comunicazione, come social e blog post. Ciò permette di arricchire l’esperienza utente. 

Esempi di house organ famosi che hanno fatto scuola

Gli house organ che hanno fatto scuola nel corso della storia della comunicazione aziendale sono stati quelli che hanno saputo innovare il modo di concepire e gestire la comunicazione interna ed esterna delle aziende. 

1. “The IBM Magazine”: Lanciato nel 1914, è stato uno dei primi e più influenti house organ. Questa pubblicazione è stata all’avanguardia nell’uso di immagini di alta qualità, illustrazioni e contenuti informativi per coinvolgere i dipendenti e promuovere la cultura aziendale di IBM.
2. The Ford Times: Creato da Henry Ford nel 1908, questo house organ è stato uno dei primi a essere distribuito gratuitamente ai clienti e ai proprietari di automobili Ford. È stato un esempio pionieristico di come un’azienda potesse utilizzare un house organ per comunicare direttamente con i propri clienti, fornendo informazioni utili e intrattenimento.
3. The Shell Magazine: Lanciato dalla Shell nel 1915, è stato uno dei primi house organ a essere distribuito a livello internazionale. Con articoli su innovazioni tecnologiche, progetti aziendali e storie di successo, “The Shell Magazine” ha dimostrato il potenziale degli house organ per promuovere l’immagine e la reputazione aziendale a livello globale.

E in Italia? 

1. Olivetti Magazine: Olivetti, celebre azienda italiana nel settore delle macchine per scrivere e delle tecnologie dell’informazione, ha prodotto un house organ noto come “Olivetti Magazine”. Questa pubblicazione, lanciata negli anni ’50, ha rappresentato un esempio di eccellenza nella comunicazione aziendale, combinando contenuti informativi di alta qualità con un design innovativo.
2. “Eni Magazine”: Eni, importante multinazionale italiana nel settore dell’energia, ha prodotto un house organ chiamato “Eni Magazine”. Questa pubblicazione, pubblicata a partire dagli anni ’60, ha fornito informazioni su progetti aziendali, innovazioni tecnologiche e sviluppi nel settore dell’energia, contribuendo a promuovere l’immagine e la reputazione dell’azienda a livello nazionale e internazionale.
3. Fiat Magazine: Fiat, storica casa automobilistica italiana, ha prodotto un house organ chiamato “Fiat Magazine”. Questa pubblicazione, lanciata negli anni ’60, ha fornito informazioni su nuovi modelli di auto, innovazioni tecnologiche e progetti aziendali, contribuendo a promuovere l’immagine e la reputazione dell’azienda nel settore dell’automobile

I 4 step per creare un house organ di successo

Ora entriamo nel dettaglio, con una guida passo passo per creare un house organ. 

1) Definire la linea editoriale e la testata

Come per ogni progetto editoriale, il momento centrale è la fase ideativa, con la definizione della linea che si intenderà seguire sulla base degli obiettivi (ad esempio, rafforzare la cultura d’impresa e fidelizzare i dipendenti oppure far conoscere l’azienda e le sue attività all’esterno). 

La prima decisione da prendere, dunque, riguarderà il destinatario della pubblicazione. Nel caso dell’house organ interno saranno i dipendenti, nel caso dell’house organ esterno gli stakeholder e partner economici. 

Dalla tipologia di lettore dipenderanno i temi che verranno trattati e come verranno trattati. 

In questa fase decisionale rientra anche la scelta della testata: dovrà essere attentamente valutata, poiché il nome dell’house organ esprimerà l’identità della rivista, l’azienda e i suoi valori. 

In questa fase è consigliabile chiedere una consulenza a un giornalista. Investire su una professionalità di questo tipo assicura di poter contare su skills specifiche, partendo dalla capacità di definire la linea editoriale coerente con il target e gli obiettivi. 

2) Individuare lo stile grafico e lo stampatore

Anche il layout definirà la personalità dell’house organ. In questo periodo storico, in cui la comunicazione visiva riveste un ruolo centrale, questo passaggio merita molta attenzione. 

Insieme allo studio grafico che si occuperà dell’impaginazione di testi e immagini, dunque, nella fase di progettazione si imposterà lo stile della pubblicazione: dal rapporto tra spazio riservato alle immagini rispetto al testo, fino ai colori e al tipo di font. 

L’innovazione nel campo della grafica consente oggi di avere un carnet infinito di possibilità, permettendo all’azienda di avere uno stile personalizzato. Sempre in questa fase si valuterà il formato: dal tradizionale A4, cioè 21×29,7 centimetri alle misure personalizzate.

Non resterà a questo punto che definire la cadenza di uscita, il numero di pagine e il tipo di carta, sia per grammatura sia il tipo di finitura (ad esempio patinata oppure opaca, ecologica o riciclata).

3) Registrare la testata e individuare il direttore responsabile

Come ogni altra rivista pubblicata con regolare periodicità, l’house organ dovrà essere registrato in Tribunale: si tratta di un adempimento previsto dalla legge per non incorrere nel reato di clandestinità. 

La procedura, non obbligatoria per pubblicazioni saltuarie o a numero unico, prevede di depositare alla Cancelleria una documentazione con alcune informazioni, tra cui i dati dell’editore, della tipografia e del direttore responsabile iscritto all’Albo dei giornalisti (elenco professionisti o pubblicisti). 

Sarà giuridicamente il responsabile dei contenuti della pubblicazione. 

Altra incombenza burocratica riguarda l’editore (di pubblicazioni con regolare periodicità) che dovrà iscriversi al Roc (Registro operatori di comunicazione) dell’Autorità per le garanzie nelle comunicazioni.

4) Creare il gruppo di lavoro e il coordinamento

Ultimo tassello per completare la creazione dell’house organ riguarda l’individuazione delle risorse che si occuperanno di produrre articoli, fotografie e grafiche. 

Gli autori dei testi potranno essere risorse interne, esterne o entrambe purché abbiano competenze specifiche. 

Affinché l’house organ ottenga i risultati, gli articoli dovranno essere ben scritti, comprensibili, interessanti e approfonditi. I professionisti della parola scritta, giornalisti,  copywriter ed esperti di content marketing, garantiranno contenuti di alta qualità. 

Sarà necessaria una figura di coordinamento che si occuperà per ciascun numero di definire il “timone” con la scaletta degli articoli, oltre che dell’assegnazione dei servizi e della titolazione. 

Un ruolo, quello del direttore editoriale (che può essere assunto dal direttore responsabile o da altra figura) che sarebbe opportuno affidare a un giornalista. Da non sottovalutare, infine, la comunicazione visiva: per le immagini che completeranno gli articoli, ci si potrà affidare a un fotografo esperto e un graphic designer. 

Creare un house organ da zero: 3 errori da evitare

Nella strategia di un’azienda, dunque, l’house organ riveste un ruolo primario. Affinché rappresenti uno strumento comunicativo efficace, sarà necessario evitare di incorrere in alcuni errori. Ecco i principali:

1) Trascurare la linea editoriale

La linea editoriale definisce la personalità della pubblicazione, determina quali contenuti trattare e come farlo. 

Sottovalutare i passaggi di questa fase può mettere a rischio il raggiungimento degli obiettivi. Per questa ragione è fondamentale prendere il giusto tempo per declinare la linea editoriale in ogni aspetto e affidarsi a figure competenti in grado di aiutare l’azienda nel metterla a fuoco.

2) Dimenticare il lettore

L’house organ non si rivolge a se stesso, “parla” a un lettore ben definito: al dipendente o ai partner economici e stakeholder. Tenere ben a mente il destinatario consente anche di adottare il linguaggio più coerente: eccessivi tecnicismi, ad esempio, saranno inadeguati nel caso di house organ esterni. 

Viceversa, contenuti generalisti non saranno adatti al lettore interno che, con tutta probabilità, rinuncerà a consultare il giornale aziendale. 

3) Essere autoreferenziale e autocelebrativo

Il magazine aziendale non è uno strumento pubblicitario, ma informativo. Gli articoli, seppur dedicati all’azienda e ai prodotti, non dovranno avere un tono celebrativo. 

Non si tratta, infatti, di una pubblicazione commerciale, l’house organ non è nemmeno un catalogo. 

Informare, significa fornire dati ed elementi utili al lettore. 

L’house organ intrattiene il lettore con contenuti di qualità e che normalmente non vengono veicolati dagli altri canali di comunicazione. Le riviste aziendali devono incuriosire e coinvolgere il lettore. 

Anche l’house organ in formato digitale è una buona idea

Negli ultimi decenni, l’house organ aziendale ha subito una trasformazione significativa, affiancando al magazine o alla rivista su carta stampata innovativi formati digitali. 

L’house organ digitale rappresenta un passo avanti in questo processo di trasformazione, offrendo una serie di vantaggi e opportunità uniche.

• Flessibilità e Accessibilità: L’house organ digitale è accessibile da qualsiasi dispositivo connesso a Internet, consentendo ai lettori di consultare i contenuti in qualsiasi momento e da qualsiasi luogo. Questa flessibilità favorisce una maggiore diffusione e fruizione.
• Interattività e coinvolgimento: Grazie alle funzionalità interattive offerte dalle piattaforme online, l’house organ digitale può coinvolgere i lettori in modi innovativi, come sondaggi interattivi, quiz, video e sondaggi. Questo aumenta l’interesse e l’engagement dei lettori, incoraggiandoli a partecipare attivamente alla comunicazione aziendale.
• Personalizzazione dei contenuti: Con l’house organ digitale, è possibile personalizzare gli articoli in base alle preferenze e agli interessi dei lettori, utilizzando dati demografici e comportamentali per offrire contenuti mirati e rilevanti. Questa personalizzazione aumenta l’efficacia della comunicazione e migliora l’esperienza del lettore.
• Misurabilità e analisi: Una dei principali vantaggi dell’house organ digitale è la possibilità di misurare e analizzare l’efficacia dei contenuti attraverso strumenti di analisi web. Questi strumenti forniscono dati dettagliati sulle prestazioni dei contenuti, consentendo alle aziende di valutare il coinvolgimento dei dipendenti e ottimizzare le future strategie di comunicazione.

L’alternativa all’house organ digitale è il blog aziendale: uno strumento fresco di inbound marketing per attrarre aziende e consumatori interessati ai servizi e prodotti offerti sfruttando la forza dei contenuti. 

Creare un house organ aziendale, a chi affidarsi

Per la creazione e la gestione di un house organ è bene affidarsi a professionisti della comunicazione. Rivolgersi a un giornalista rappresenta in alcuni casi un valore aggiunto, in altri un obbligo per legge. Nel primo caso, i giornalisti possiedono la capacità di individuare la notizia all’interno dell’organizzazione, oltre alla competenza e all’esperienza necessaria per trasformare informazioni aziendali complesse in articoli chiari, coinvolgenti e obiettivi.

Grazie alla loro abilità nel raccontare storie d’impresa, nella ricerca e nell’analisi, sono in grado di sintetizzare informazioni in modo conciso, adattando il tono e lo stile del messaggio alle esigenze del pubblico di riferimento. L’approccio giornalistico garantisce che i contenuti della rivista aziendale siano affidabili, di creare titoli che attirano l’attenzione.

Inoltre, i giornalisti sono abituati a lavorare con scadenze strette e a gestire progetti complessi in modo efficace e organizzato, assicurando che l’house organ venga consegnato in tempo e rispetti gli obiettivi stabiliti.

Hanno la competenza per individuare il layout grafico, di garantire il coordinamento con le altre professionalità coinvolte nel progetto. 

A ciò si aggiunge un obbligo di legge. La direzione di un periodico deve essere affidata a un giornalista iscritto all’albo, a meno che non si tratti di una pubblicazione organo di un partito, di un movimento politico, di un’organizzazione sindacale oppure nel caso di una rivista a carattere tecnico, professionale o scientifico.

Per questa ragione può essere utile affidare la creazione e la gestione all’Ufficio stampa aziendale.  

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