Basta un solo clic sul pulsante “invio” per raggiungere tutti i dipendenti con informazioni e aggiornamenti preziosi. La newsletter interna è uno strumento fondamentale nella comunicazione aziendale perché è in grado di creare un filo diretto con ogni lavoratore.
Andando ad affiancarsi ad altri canali online (come il blog aziendale) oppure offline (come l'house organ, la rivista aziendale), la newsletter rafforza ulteriormente la strategia comunicativa con una peculiarità rispetto agli altri mezzi: l’email arriva nella casella di posta di tutti i dipendenti i quali la possono consultare direttamente dallo smartphone o da pc.
Nella newsletter interna l'impresa trova in un unico strumento, efficace ed economicamente sostenibile, la risposta a diverse necessità, nel segno di due importanti valori: la trasparenza e la condivisione.
Newsletter interna aziendale, tutti i vantaggi
Non importa quale sia la dimensione: che sia una microimpresa o che sia un grande gruppo, l'azienda avverte sempre più il bisogno di coinvolgere il proprio staff, di eliminare tutte le barriere che impediscono il dialogo, di creare un nuovo rapporto costante e positivo, affinché ogni persona si senta parte e protagonista dell'organizzazione. Il miglior modo è attraverso l'informazione e la condivisione. E la newsletter interna è uno degli strumenti più efficaci per informare.
Ecco tutti i vantaggi della newsletter aziendale:
- Migliora il clima nell'organizzazione
- Rafforza il senso di appartenenza dei dipendenti (employer branding)
- Valorizza la cultura d'impresa
- Aiuta le persone a sentirsi parte dell’organizzazione
- Abbatte le barriere tra diversi settori, soprattutto nelle aziende più strutturate
Oltre a ciò, è uno strumento che evita la dispersione di informazioni, come può avvenire attraverso l'invio di comunicazioni singole.
Qual è la principale differenza tra newsletter interna e newsletter esterna? Oltre a rivolgersi a pubblici diversi (dipendenti versus clienti, prospect e stakeholders), la seconda risponde a una serie di differenti bisogni dell'azienda (come ad esempio di accrescere la brand awareness) e può essere inserita in un piano di inbound marketing.
Avviare la newsletter interna, come per ogni altro progetto di comunicazione prevede una serie di step da inserire in una visione più ampia di content strategy. Di seguito vedremo quali sono i principali passi per creare una newsletter.
Vuoi ampliare la tua conoscenza sulla content strategy, ecco alcuni spunti:
Il calendario editoriale e gli argomenti da trattare
Definire gli argomenti da trattare nella newsletter aziendale dipenderà dagli obiettivi della comunicazione. Pertanto prima di entrare nel merito dei temi, sarà necessario stabilire le necessità, tenendo sempre ben in mente il target (il dipendente). Per strutturare una strategia comunicativa è opportuno pianificare un calendario editoriale. Nel documento saranno inseriti gli argomenti da affrontare e quando. Normalmente il calendario editoriale ha una durata annuale, ma è flessibile. Può essere modificato nel corso dei mesi a seconda di eventi, notizie e nuove necessità.
Alcuni esempi di temi che possono essere trattati nella newsletter? Ecco una lista:
- Nuovi prodotti o servizi offerti dall'azienda
- Successi dell'impresa
- Trend di settore
- Novità nell'innovazione
- Studi e ricerche di interesse
- Riflessioni e opinioni della presidenza o dell'amministratore delegato
- Cambiamenti nel management
- Benefici per i dipendenti
- Possibilità di formazione per i dipendenti
- Storie dei dipendenti
- Eventi aziendali
La newsletter non è solamente uno strumento per diffondere informazioni, è utile anche per raccogliere opinioni. Potrà essere utilizzata per lanciare sondaggi. Stimolando l'interazione, il dipendente sentirà di far parte dell'azienda perché anche la sua voce viene considerata.
I nostri consigli per creare una newsletter che funziona davvero? Uno su tutti: curare i contenuti, cercando di rispondere esattamente alle aspettative dei suoi lettori, i dipendenti.
Come strutturare una newsletter aziendale e la periodicità
Ricevere la newsletter aziendale deve essere un piacere per il dipendente. La lettura deve creare engagement, per questa ragione è fondamentale scegliere gli argomenti da trattare, ma anche definire come trattare gli argomenti. Tono di voce, stile di scrittura, layout e immagini da possono contribuire a creare un contenuto interessante.
La newsletter potrà contenere:
- Testi completi o anteprime di articoli (che rimanderanno al blog aziendale)
- Fotografie e infografiche
- Video e animazioni
Per questa ragione è necessario curare i contenuti, quando il layout della newsletter.
Più in generale, la newsletter può veicolare tutti quei contenuti che rispondono all'esigenza comunicativa dell'azienda e alla necessità di tenere aggiornato e informato il dipendente. Anche definire la periodicità di invio è altrettanto importante, per creare un appuntamento: un buon prodotto creerà attesa nel lettore che, se apprezzerà la newsletter, vorrà continuare a riceverla con costanza (ad esempio, ogni quindi giorni, una volta al mese...). A tal fine, è necessario creare un piano editoriale specifico per newsletter.
Creare una newsletter interna, quali strumenti utilizzare
Per creare una newsletter che funziona, non è indispensabile solamente la content curation, ma anche l'aspetto tecnico riveste un ruolo di primo piano. Sono disponibili online diversi servizi di automatizzazione, come MailChimp o MailUp. In che cosa si distinguono:
- MailChimp permette di creare email dal design professionale e customizzabile, di caricare liste di contatti e segmentarle. La versione gratuita ti consente l’invio di 12.000 email verso 2.000 diversi contatti al mese. Ha anche una versione Pro con ulteriori funzionalità
- MaiUp è un tool più tecnico ed è a pagamento, ma con un numero di destinatari illimitato.
A chi affidarsi per avviare una newsletter aziendale
Data l'importanza dei contenuti che veicola e le finalità attese, la creazione della newsletter aziendale deve essere affidata a professionisti della comunicazione, risorse interne o esterne all'azienda. Copywriter ed esperti di content marketing elaboreranno il calendario editoriale, assicureranno testi efficaci e coerenti con la strategia definita dall'azienda, monitoreranno i principali indicatori per accertare l'efficacia del piano comunicativo. Saranno in grado anche di definire il layout, in autonomia o in collaborazione con studi grafici.
