Come creare una newsletter interna e migliorare la comunicazione aziendale

Basta un solo clic sul pulsante “invio” per raggiungere tutti i dipendenti con informazioni e aggiornamenti preziosi. La newsletter interna è uno strumento fondamentale nella comunicazione aziendale perché è in grado di creare un filo diretto con ogni lavoratore.

Andando ad affiancarsi ad altri canali online (come il blog aziendale) oppure offline (come l’house organ, la rivista aziendale), la newsletter rafforza ulteriormente la strategia comunicativa con una peculiarità rispetto agli altri mezzi: l’email arriva nella casella di posta di tutti i  dipendenti i quali la possono consultare direttamente dallo smartphone o da pc.

Nella newsletter interna l’impresa trova in un unico strumento, efficace ed economicamente sostenibile, la risposta a diverse necessità, nel segno di due importanti valori: la trasparenza e la condivisione. 

In questo articolo, scoprirai tutto ciò che serve per creare una newsletter interna efficace e personalizzata per la tua azienda. Ti guideremo attraverso i passaggi fondamentali, dalla scelta degli argomenti da trattare alla pianificazione di un calendario editoriale, fino ai migliori strumenti per la creazione e distribuzione. Approfondiremo come la newsletter interna può migliorare la comunicazione tra i reparti, aumentare il coinvolgimento dei dipendenti e rafforzare il senso di appartenenza, con esempi pratici e consigli utili per ottimizzare ogni aspetto del processo.

Inoltre, vedremo come integrare contenuti multimediali e interattivi per mantenere alta l’attenzione e ottenere un impatto duraturo.​

Vantaggi della newsletter interna aziendale

Indipendentemente dalla dimensione dell’azienda, che si tratti di una microimpresa o di un grande gruppo, il bisogno di coinvolgere il personale e di abbattere ogni ostacolo al dialogo è sempre più sentito. È fondamentale instaurare una relazione continua e positiva, in cui ciascun membro dello staff possa sentirsi parte integrante e protagonista dell’organizzazione.

Il modo più efficace per raggiungere questo obiettivo è attraverso una comunicazione chiara, trasparente e costante. In questo contesto, la newsletter interna si rivela uno degli strumenti più potenti per informare e connettere il team.

Quali sono i vantaggi della newsletter aziendale: 

1. Migliora il clima aziendale: Favorisce una comunicazione aperta e trasparente, creando un ambiente di lavoro più collaborativo e sereno
2. Rafforza il senso di appartenenza: Contribuisce a costruire un forte employer branding, facendo sentire i dipendenti parte integrante dell’organizzazione.
3. Valorizza la cultura d’impresa: Trasmette i valori aziendali e rafforza la mission, mantenendo allineati tutti i membri dell’azienda
4. Incoraggia la partecipazione attiva: Aiuta i dipendenti a sentirsi coinvolti nei progetti e nelle decisioni aziendali, promuovendo una maggiore coesione
5. Riduce le barriere tra i reparti: Facilita la circolazione delle informazioni e la collaborazione tra i diversi settori, soprattutto nelle aziende più grandi e strutturate

Oltre a ciò, è uno strumento che evita la dispersione di informazioni, come può avvenire attraverso l’invio di comunicazioni singole. 

Come creare la newsletter interna aziendale 

Per creare una newsletter aziendale interna efficace, è importante seguire una serie di passi che ti aiuteranno a pianificare e realizzare una strategia di comunicazione ben strutturata. Ecco i principali passi da seguire. 

1) Definisci l’obiettivo 

Prima di tutto, è bene chiarire l’obiettivo o gli obiettivi della newsletter. Vuoi migliorare la comunicazione interna, aumentare il coinvolgimento dei dipendenti o trasmettere informazioni aziendali importanti?

Gli obiettivi ti guideranno nella scelta dei contenuti e della struttura.

2) Identificare il pubblico

Nel caso di una newsletter interna, il pubblico è rappresentato dai dipendenti dell’azienda. Ma questa informazione non è sufficienti. 

Affinché rappresenti una forma di comunicazione di valore, è necessario conoscere bene il pubblico, le aspettative, gli interessi e i bisogni.

Se necessario, si arriverà a segmentare il pubblico, per garantire che i contenuti siano pertinenti a tutti i livelli dell’organizzazione o a specifici reparti.

3) Definisci il piano editoriale della newsletter interna aziendale 

Definiti gli obiettivi, delineate le caratteristiche del lettore, è necessario passare alla pianificazione, attraverso la creazione del piano editoriale dedicato alla newsletter.

Questo passaggio è fondamentale per mantenere la costanza e una gestione efficace.

in questa fase viene decisa la frequenza dell’invio (settimanale, mensile, bimestrale) e stabilisci gli argomenti chiave che verranno trattati in ogni numero: un buon prodotto creerà attesa nel lettore che, se apprezzerà la newsletter, vorrà continuare a riceverla con costanza (ad esempio, ogni quindi giorni, una volta al mese…). 

4) Temi da trattare nella newsletter aziendale, esempi

I contenuti della newsletter interna devono essere informativi e coinvolgenti, adattati agli interessi e alle necessità dei dipendenti.

Alcuni esempi di contenuti possono includere:

• Nuovi prodotti o servizi offerti dall’azienda
• Successi dell’impresa
• Trend di settore
• Novità nell’innovazione
• Studi e ricerche di interesse
• Riflessioni e opinioni della presidenza o dell’amministratore delegato
• Cambiamenti nel management
• Benefici per i dipendenti
• Possibilità di formazione per i dipendenti
• Storie dei dipendenti
• Eventi aziendali

La newsletter non è solamente uno strumento per diffondere informazioni, è utile anche per raccogliere opinioni. Potrà essere utilizzata per lanciare sondaggi. Stimolando l’interazione, il dipendente sentirà di far parte dell’azienda perché anche la sua voce viene considerata. 

I nostri consigli per creare una newsletter che funziona davvero? Uno su tutti: curare i contenuti, cercando di rispondere esattamente alle aspettative dei suoi lettori, i dipendenti. 

5. Design e layout della newsletter aziendale

Ricevere la newsletter aziendale deve essere un piacere per il dipendente. La lettura deve creare engagement, per questa ragione è fondamentale scegliere gli argomenti da trattare, ma anche definire come trattare gli argomenti. Tono di voce allo stile di scrittura, fino al layout e alle immagini da possono contribuire a creare un contenuto interessante.

La newsletter potrà contenere:

• Testi completi o anteprime di articoli (che rimanderanno al blog aziendale)
• Fotografie e infografiche
• Video e animazioni

Per questa ragione è necessario curare i contenuti, quando il layout della newsletter.

Ricorda di mantenere il layout responsivo, ossia leggibile sia da desktop che da dispositivi mobili.

6) Tool e strumenti per l’invio della newsletter interna aziendale 

Per creare una newsletter che funziona, non è indispensabile solamente la content curation: anche l’aspetto tecnico riveste un ruolo di primo piano. Sono disponibili online diversi servizi di automatizzazione, come MailChimp, MailUp e Hubspot. In che cosa si distinguono: 

• MailChimp: Una piattaforma intuitiva che consente di creare email dal design professionale e personalizzabile. Permette di caricare e segmentare le liste di contatti. Nella versione gratuita, è possibile inviare fino a 12.000 email al mese a un massimo di 2.000 contatti. Offre anche una versione Pro con funzioni avanzate, come automazioni e reportistica dettagliata
• MailUp: Un servizio avanzato di email marketing, pensato per chi necessita di funzionalità tecniche più complesse. Il suo piano a pagamento permette di inviare email senza limitazioni sul numero di destinatari, rendendolo ideale per le aziende con grandi volumi di contatti
• HubSpot: Una soluzione all-in-one che combina email marketing e CRM. Consente di creare campagne email personalizzate basate sul comportamento degli utenti, e include strumenti avanzati per l’automazione e la segmentazione. HubSpot offre una versione gratuita con funzionalità base e piani a pagamento per chi ha bisogno di integrazioni e automazioni più sofisticate

Con questi tre strumenti, puoi scegliere il più adatto in base alle esigenze specifiche della tua azienda e alla complessità delle tue campagne di newsletter.

7) Monitora e analizzare le performance

Dopo ogni invio, è essenziale analizzare i risultati. Monitora metriche come i tassi di apertura, i tassi di clic e il feedback dei dipendenti per capire quali contenuti funzionano meglio e dove è possibile migliorare.

Anche nel caso delle newsletter le parole contano, ma anche i dati hanno un peso rilevante per ottimizzare la sua efficacia. 

A chi affidarsi per avviare una newsletter aziendale

Per avviare una newsletter aziendale efficace, è necessario affidarsi a professionisti della comunicazione, siano essi risorse interne o consulenti esterni. La creazione di contenuti di qualità richiede l’intervento di copywriter e esperti di content marketing, che si occuperanno di pianificare il calendario editoriale, scrivere testi in linea con la strategia aziendale e monitorare i principali KPI per misurare l’efficacia delle comunicazioni. Questi professionisti, affiancati da specialisti dell’automazioni e della grafica, garantiscono design accattivanti, coerenti con il branding aziendale, oltre alla scelta dei tool più efficaci. 

In tooContent integriamo tutte queste competenze.

• Creiamo contenuti personalizzati per il tuo target aziendale, garantendo un messaggio efficace e coinvolgente
• Progettiamo e gestiamo strategie di content marketing basate su dati, ottimizzate per massimizzare il coinvolgimento e la fedeltà dei dipendenti
• Offriamo soluzioni di automazione e monitoraggio per migliorare la gestione della newsletter, con report dettagliati e analisi delle performance
• Assicuriamo un layout professionale e coerente con l’immagine del brand, curando ogni dettaglio grafico e la presentazione

Affidandoti a tooContent, potrai contare su un approccio integrato che combina creatività, strategia e tecnologia, per garantire che la tua newsletter aziendale non solo informi, ma coinvolga e ispiri il tuo team.

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