L’ufficio stampa (o press office) può essere un mondo poco conosciuto. La ragione sta nell’essenza del mestiere dell’addetto stampa: è professionista che normalmente lavora dietro le quinte di un’azienda alla quale dà ulteriore visibilità rispetto agli altri canali comunicativi.
Come? Portando le notizie relative all’impresa sulle pagine dei giornali, nei telegiornali, in radio o sulle testate online.
Una buona agenzia di ufficio stampa, nel caso di un fornitore esterno, o un ufficio stampa, nel caso di una struttura interna, incorpora una serie di competenze. La più importante? La capacità e l’esperienza del giornalista di intercettare una notizia all’interno dell’organizzazione e di tradurla in un comunicato stampa (o una nota stampa) utile ai cronisti affinché venga diffusa sui media.
In questo articolo di approfondimento spieghiamo cosa fa e come funziona un ufficio stampa nella pratica, perché è indispensabile nella strategia di comunicazione di un’azienda (e non solo) e quali sono le skill di un buon addetto stampa, anche per permetterti di valutare con consapevolezza se esiste già tra le tue risorse interne o, nel caso non ci sia, affidare l’attività di ufficio stampa a un’agenzia esterna qualificata.
Di cosa si occupa l’ufficio stampa? Cosa fa e come funziona in poche parole
Volendo riassumere in maniera semplice che cosa fa e come funziona un ufficio stampa si può dire che:
“Si definisce come attività di ufficio stampa una funzione prettamente giornalistica, in quanto diffonde notizie per conto di aziende, organismi, enti privati o pubblici. Sono perciò esclusi dall’attività di ufficio stampa differenti aspetti della comunicazione come relazioni pubbliche, relazioni con i cittadini, marketing e pubblicità.
Più in generale
“L’ufficio stampa è la struttura primaria dell’informazione giornalistica verso l’esterno”.
Sì, è vero, è limitante descrivere in poche parole come si organizza l’ufficio stampa, perché, come accennato, si tratta di un’attività molto articolata.
Quindi, per spiegarci meglio, ti portiamo nel nostro mondo e ti raccontiamo il nostro vissuto e la “messa a terra” quotidiana di questa attività.
Fare ufficio stampa significa saper trovare la notizia
In primo luogo, un buon addetto stampa aziendale conosce l’organizzazione in ogni suo aspetto. Raccoglie costantemente informazioni su tutto quello che succede all’interno della sua realtà, con una precisa finalità: individuando le possibili notizie che possono avere rilievo sugli organo di stampa.
Pensi che nella tua azienda non accada niente di interessante? Ogni organizzazione produce al suo interno, talvolta inconsapevolmente, delle notizie. Sta dell’addetto stampa la capacità di farle emergere e portare all’attenzione della stampa.
Alcuni esempi?
La notizia può essere di taglio corporate, come ad esempio, l’acquisizione di una azienda, l’apertura nei mercati esteri di nuove filiali produttive, l’ingresso nel cda di un nuovo componente.
Può essere di legata al prodotto, con il lancio di una tecnologia innovativa.
La notizia può essere anche legata alle storie delle sue persone, al rapporto con il territorio e così via.
Oltre a monitorare ciò che accade all’interno dell’azienda, l’ufficio stampa studia l’esterno, individuando i trend topic del momento, cioè i principali temi trattati dalla stampa, il web, le tv.
C’è poi da considerare il fattore tempo: a volte, infatti, è fondamentale saper cogliere il momento migliore per diffondere ai media la tua notizia (che sia lancio del tuo nuovo prodotto, la tua iniziativa, il tuo evento).
Al momento giusto, parte la pianificazione, definendo la data di diffusione del comunicato stampa o (se l’attualità anticipa i tempi) la selezione dei contatti e dei canali più adatti a diffondere la notizia.
Fare ufficio stampa significa informare
Questo è il momento del press release, l’attività di comunicazione vera e propria. Quindi all’opera con la cartella stampa o press kit, ovvero un raccolta di documenti utili ai giornalisti per creare l’articolo di giornale o un servizio televisivo e radiofonico. Solitamente è composto da un comunicato stampa contenente la notizia, approfondimenti e dichiarazioni, foto, video, grafiche e dati.
In particolare, la scrittura del comunicato stampa è un passaggio estremamente delicato: è la voce ufficiale del tuo brand e deve essere in grado di rispettare il tuo tono di voce, ma allo stesso tempo avere le caratteristiche della notizia.
Non si tratta di comunicazione promozionale, ma di informazione ed è quindi necessario fornire ai media tutto ciò che può essere necessario alla pubblicazione dell’articolo, del servizio o dell’intervista.
Il secondo step di questa fase è l’invio della cartella stampa.
Ogni agenzia di ufficio stampa preparata custodisce una mailing list e una lista di contatti qualificati organizzata in segmenti in base all’audience da raggiungere e la mantiene costantemente aggiornata e pronta all’uso.
Selezionato l’indirizzario potenzialmente più interrato alla notizia, si procede con l’invio.
Fare ufficio stampa significa organizzare conferenze
In alcune circostanze, alla diffusione del solo comunicato stampa si preferisce una conferenza stampa.
Quando? Per esempio, quando la notizia ha particolare rilevanza, quando è necessario riunire più relatori, quando si intende rilasciare interviste anche video o quando si vuole mostrare di persona un prodotto.
In questa occasione, l’ufficio stampa si occupa dell’organizzazione dell’evento stampa invitando i mass media potenzialmente interessati al tema. In questa occasione giornalisti (ma anche blogger e influencer) si interfacciano personalmente con il management, il professionista o i vertici dell’organizzazione, raccogliendo in presa diretta le loro dichiarazioni, Hanno anche l’opportunità di porre direttamente le domande che ritengono più efficaci ai fini della notizia.
Concluso l’incontro con la stampa, si procede con l’invio del comunicato a tutti media in target, sia nel caso in cui abbiano partecipato all’evento, sia (e a maggior ragione) se non hanno avuto modo di seguirlo, così che possano avere comunque le informazioni necessario per dare la notizia.
Fare ufficio stampa significa costruire e gestire le relazioni
Ma non è finita qui. Che sia il press release (comunicato stampa) o la press conference (conferenza stampa) il seguito alla comunicazione sono le relazioni con i media.
Questa è un’altra parte importantissima del nostro mestiere: curare i rapporti con la stampa significa creare un legame di fiducia, restare in contatto costante tramite e-mail, messaggi e telefonate per accreditarci come autorevoli e agevolare l’effettiva pubblicazione delle notizie.
Questo è un lavoro lungo, un rapporto positivo con i giornalisti stampa si costruisce nel tempo e non si può improvvisare, si fonda sulla credibilità e sulla sua capacità di muoversi in equilibrio sulla quella linea sottile che unisce gli interessi dei giornalisti con quelli delle aziende che rappresenta.
Fare ufficio stampa significa analizzare i dati
Infine i numeri: quali risultati ha portato il nostro lavoro? Quanti e quali media hanno raccontato la tua storia?
Questa è la fase della rassegna stampa, in cui rendicontiamo all’azienda il nostro impegno e presentiamo i frutti del nostro operato mostrando tutte le pubblicazioni ottenute.
Si tratta di un lavoro certosino di ricerca della notizia tra giornali cartacei, web, tv, radio, ecc… anche per raccogliere materiale utile da riutillizzare nella comunicazione aziendale.
Una rassegna stampa fatta bene vale più di mille brochure, puoi mostrare ai tuoi potenziali clienti la tua autorevolezza, certificata dall’attenzione dei media, e diffondere il tuo messaggio nelle newsletter, sui social, sul sito web e in ogni altro canale utilizzato, anche come materiale di supporto per agenti e venditori.
E come abbiamo raccontato in un altro blog post dedicati ai vantaggi dell’aver un ufficio stampa, diviene anche un contenuto di alto valore per i canali digitali, come i social, la newsletter o il blog aziendale.
L’addetto stampa perfetto non esist…
In definitiva, se stai scegliendo a chi affidare l’ufficio stampa aziendale, se selezionare un addetto stampa interno o un professionista esterno, considera che si tratta di una decisione chiave.
Come detto finora, le responsabilità e le attività in capo all’addetto stampa sono numerose e delicate e richiedono competenze specifiche, per questo è bene affidarsi a un giornalista o a un addetto stampa professionista che rispetti determinate caratteristiche:
- Ha già un’esperienza consolidata con altre realtà imprenditoriali
- Ha una visione strategica d’insieme sul contesto attuale e sugli aspetti da comunicare
- Ha la capacità di estrapolare o individuare una notizia dalle informazioni a disposizione sul tuo business
- È creativo
- Sa produrre contenuti scritti e multimediali secondo i requisiti richiesti dai media
- Ha competenze nell’organizzazione di eventi
- Ha grandi doti relazionali che permettono il rapporto costante con l’azienda e (soprattutto) con testate, giornalisti e influencer
L’addetto stampa utile all’azienda è un professionista della comunicazione, serio e proattivo, che traduce quotidianamente in azioni pratiche le sue competenze e cura la sua rete di relazioni con le persone giuste.
Se vuoi possiamo parlarne, ecco i nostri contatti.
